オンライン秘書に興味はあるけれど、「具体的にどんな仕事をするの？」「今の自分にできることはあるのかな」と迷っていませんか。
これまで事務の仕事をしていても、普段こなしている業務が、オンライン秘書の仕事にどうつながるのかはイメージしにくいかもしれません。
私は、本業でのバックオフィス経験を生かしながら、副業で記帳代行や請求書作成、給与計算などを担当してきました。
この記事では、実際に担当した仕事を紹介しながら、これまでの経験から自分にできる仕事を見つける3つのヒントをお伝えします。
読み終えたときに、今までの業務や使ってきたツールを振り返り、「この経験なら生かせそう」と思える仕事を見つけるきっかけになればうれしいです。
オンライン秘書には、どんな仕事がある？
オンライン秘書という名前から、スケジュール調整やメール対応を思い浮かべる方もいると思います。仕事を知るときは、その名前だけでなく、募集されている具体的な業務を見るとイメージしやすくなります。
私がオンラインで受託してきた仕事にも、経理や給与に関する業務、資料の整理、データ管理などがあります。まずは、実際に担当した仕事をご紹介します。
- 記帳代行・会計データの確認：仕訳入力、勘定科目の確認、資料と会計データの照合など。
- 請求書作成・入金確認：請求書の作成・発行、請求データの管理、請求額と入金額の差額確認など。
- 給与関連のサポート：給与計算、給与データの確認、担当者との連絡など。こちらは副業で経験してきた業務です。
- 資料整理・データ管理：請求書や領収書の回収・整理、Excelへの入力、管理表やリストの作成など。
- 関係者との連絡・確認：資料の提出依頼、不明点の問い合わせ、会計事務所との情報共有など。
ここで挙げたのは、私の経理・事務経験に沿った一例です。これらをすべてできる必要がある、ということではありません。
また、同じ「請求書作成」でも、用意された情報を入力する仕事なのか、請求内容の確認や送付まで担当するのかで範囲は変わります。応募するときは、仕事内容と対応範囲を具体的に確認したいところです。
ヒント1：これまで担当した業務を、小さく分けて振り返る
自分にできることを考えるとき、「事務をしていました」だけでは、何が強みなのか分かりにくいかもしれません。そんなときは、普段の仕事を一つずつの作業に分けてみます。
例えば、請求業務なら「請求書を作る」以外にも、次のような作業があります。
- 請求に必要な情報を集める
- 金額や宛先、請求内容を確認する
- 請求書を作成し、決められた手順で送付する
- 管理表を更新する
- 入金を確認し、不明点があれば担当者に連絡する
私も請求書の作成だけでなく、入金確認や差額の確認を担当してきました。こうして分けると、入力、確認、管理、連絡という複数の経験があることが分かります。
まずは、最近担当した仕事を一つ選んで、どんな手順で進めたかを書き出してみてください。本業での経験も、振り返る材料になります。
そのうえで、「一人で対応できること」「手順書や確認があれば対応できること」「まだ経験していないこと」を分けると、応募する仕事を考えやすくなります。
ヒント2：使ったことのあるツールと、実際にした作業を整理する
次に、これまで使ったことのあるツールを書き出してみます。大切なのは、ツール名だけで終わらせず、そのツールで何をしていたかまで整理することです。
私は、会計ソフトではfreee、JDL、弥生会計、給与関連ではマネーフォワード クラウド給与などを使ってきました。ExcelやGoogleスプレッドシート、Chatwork、Slackなども業務で使用しています。
例えば、経験の伝え方を次のように具体的にできます。
| ツール | 経験として書き出せることの例 |
|---|---|
| Excel | 管理表の作成、VLOOKUPやIF関数を使った確認、ピボットテーブルでの集計 |
| 会計ソフト | 仕訳入力、勘定科目の確認、会計データのチェック |
| Googleスプレッドシート | データ入力、管理表の更新、関係者との情報共有 |
| Chatwork・Slack | 進捗報告、不明点の確認、資料のやり取り |
上の内容をそのまま自分のスキルとして書くのではなく、実際に経験した作業に置き換えてみてください。
使ったことがあるツールでも、すべての機能に詳しいとは限りません。「入力と確認は経験がある」「設定は担当していない」など、対応できる範囲を伝えると、依頼内容とのすり合わせにも役立ちます。
ヒント3：普段の確認やコミュニケーションの工夫にも目を向ける
経験というと、資格や操作スキルに目が向きがちです。ただ、普段の仕事で気をつけていることも、振り返っておきたいポイントです。
私が大切にしているのは、正確・丁寧・誠実であること。金額や入力内容を確認することはもちろん、分からない点を曖昧にしたまま進めないようにしています。
例えば、請求額と入金額に差があったときは、対象の請求書や金額を整理してから確認します。必要なことを伝えつつ、相手が状況を確認しやすい文章にすることを意識しています。
支払など承認が必要な業務も、自分だけで判断せず、決められた手順を確認しながら進めています。
ご自身の仕事では、次のような工夫はありませんか。
- 送信前に、宛先や添付ファイルを確認している
- 不明点をまとめて、相手が答えやすい形で質問している
- 期限から逆算して、作業の予定を立てている
- 後から探しやすいように、資料やファイルを整理している
「丁寧に仕事をします」に加えて、実際に行っている工夫を一つ添えると、仕事への取り組み方が伝わりやすくなります。
私自身、本業と副業を並行しているため、早朝や平日の夜、土日などの時間を使い、納期と作業量を見ながら予定を調整しています。応募前には、スキルとあわせて、対応できる時間帯や連絡できる時間も整理しておくとよいと思います。
まずは、自分にできることを一つ書き出してみよう
オンライン秘書の仕事を知ったうえで自分の経験を振り返ると、普段の業務とつながる部分が見つかるかもしれません。
今回ご紹介したヒントは、次の3つです。
- これまで担当した業務を、小さく分けて振り返る
- 使ったことのあるツールと、実際にした作業を整理する
- 普段の確認やコミュニケーションの工夫にも目を向ける
最初から立派な実績一覧を作ろうとしなくても大丈夫です。まずは「担当した業務」「使ったツール」「気をつけたこと」を、一つずつメモしてみてください。
私も、経理・事務の経験を生かしながら、副業で対応できる業務を広げてきました。これまでの仕事を振り返ることが、自分に合う仕事を探すきっかけになればうれしいです。
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